OFFICE 2003. LA BIBLIA

Introducción





Parte I. Tareas y características comunes



1. Introducción a Office 2003

Novedades en Office 2003

Introducción a las aplicaciones de Office 2003

Conceptos básicos de la instalación

Activación de la copia de Office

Ayuda en línea para usuarios avanzados

Opciones de soporte técnico avanzadas



2. Personalización de la interfaz de Office

Novedades en Office 2003

Control de los cambios automáticos de la interfaz

Personalización de las barras de herramientas

Creación de una nueva barra de herramientas

Personalización de los menús integrados

Utilización de los métodos abreviados de teclado

Configuración de las funciones comunes de Office

Configuración de la seguridad

Guardar y restaurar la configuración personal

Solución de problemas

Secretos de los expertos: barras de herramientas personalizadaspara resaltar texto rápidamente



3. Gestión de archivos de Office para expertos

Novedades en Office 2003

Configuración de las ubicaciones en las que Office guarda los archivos

Elección de la ubicación de almacenamiento predeterminado

Creación de nuevos archivos

Utilización y personalización de los cuadros de diálogo más comunes

Almacenamiento de los detalles de los documentos

Cómo buscar archivos de Office

Trabajo con varios archivos

Configuración de las opciones automáticas de copia de seguridady restauración

Solución de problemas

Secretos de los expertos: detalles, detalles, detalles



4. Compartir datos entre aplicaciones de Office

Novedades en Office 2003

Utilización del Portapapeles de Office

Conversión de los datos del Portapapeles en otros formatos

Arrastrar y colocar información

Conversión e importación de archivos entre aplicaciones de Office

Combinación de dos o más tipos de datos en un mismo documento

Solución de problemas

Secretos de los expertos: hombro con hombro con Office



5. Uso de Office en Web

Novedades en Office 2003

Office y el Web

Presentación de los documentos de Office en la ventana del navegador

Elección de la herramienta apropiada para el trabajo

Cambio de formatos entre Office y HTML

Conceptos básicos sobre el diseño de páginas Web

Trabajo con hipervínculos

Solución de problemas

Secretos de los expertos: ver y modificar documentos de Office en un navegador Web





Parte II. Uso de Microsoft Outlook 2003



6. Aspectos básicos de Outlook

Novedades en Office 2003

Utilización y personalización de la interfaz de Office

Utilización de vistas personalizadas para mostrar información

Creación, modificación y administración de elementos de Outlook

Almacenamiento de los datos en Outlook

Administración de los archivos de datos de Outlook

Utilización de avisos y marcas de seguimiento

Búsqueda de elementos en Outlook

Integración de Outlook con Exchange Server

Importación y exportación de información en Outlook

Solución de problemas

Secretos de los expertos: creación de una biblioteca de búsquedasguardadas



7. Gestión avanzada del correo electrónico

Configuración de cuentas de correo electrónico

Configuración de cuentas de correo electrónico estándar de Internet

Configuración del servidor SMTP para el envío de correo

Hotmail y otras cuentas HTTP

Administración de varias cuentas de correo electrónico

Cuentas en un servidor Exchange

Administración de las conexiones con servidores de correo

Opciones avanzadas

Configuración de perfiles de correo electrónico alternativos

Comprobar el correo y leer los mensajes nuevos

Configuración de grupos de envío y recepción

Elección de los mensajes que desea descargar

Comprobar la existencia de nuevos mensajes

Configuración de notificaciones

Lectura rápida de nuevos mensajes mediante el panel de lectura

Creación, administración y utilización de direcciones de correo electrónico

Configuración de la Libreta de direcciones de Outlook

Integración de Outlook y la Libreta de direcciones de Windows

Dirigir un mensaje de correo electrónico

Creación y utilización de listas de distribución personales

Uso de Word como editor de correo electrónico

Creación y envío de mensajes

Elección del formato del mensaje

Uso de una cuenta específica para enviar un mensaje

Creación, modificación y administración de firmas

Utilización de diseños de fondo en mensajes con formato

Configuración de las opciones del mensaje

Configuración de las opciones de respuesta y reenvío

Organización del correo electrónico

Utilización de las reglas de correo electrónico para ordenary procesar el correo

Creación de una nueva regla de correo electrónico

Administración de reglas y alertas de correo electrónico

Creación y utilización de carpetas de búsqueda

Solución de problemas

Secretos de los expertos: estrategias avanzadas para las reglas de Outlook



8. Seguimiento de citas y tareas

Gestión del calendario personal

Creación de una nueva cita o de un evento

Consulta del calendario diario, semanal o mensual

Mantenimiento de una lista de tareas personal

Impresión del calendario

Solución de problemas

Secretos de los expertos: trabajar con diferentes zonas horarias



9. Gestión de una lista de contactos

Gestión de una lista de contactos

Añadir y modificar información para un contacto

Mejorar el trabajo con los elementos de contacto

Uso de Windows Messenger y MSN Messenger para comunicarsecon los contactos

Impresión de listas de teléfonos a partir de la lista de contactos

Impresión de listas de teléfonos a partir de la lista de contactos

Solución de problemas

Secretos de los expertos: asociar una cara a cada nombre





Parte III. Uso de Microsoft Word 2003



10. Conceptos básicos de Word

Novedades en Word 2003

Problemas de compatibilidad

Conversión por lotes con el Asistente para conversión

Opciones de formato

Aplicación y modificación de formatos

Elección de la vista apropiada para el documento

Impresión de documentos de Word

Personalización de la interfaz de Word

Modificadores de inicio de Word

Solución de problemas

Secretos de los expertos: estilos y formato aplicado manualmente



11. Técnicas avanzadas de edición de textos

Navegación en un documento Word

Búsqueda y sustitución de texto y otros elementos de un documento

Entrada de texto y gráficos automáticamente con Autotextoy Autocorrección

Utilización de guiones

Cambio del formato de texto

Cambio del formato de párrafo

Utilización de la regla para establecer tabulaciones

Formato de listas sencillas con viñetas y números

Formato automático de un documento completo o de parte de él

Comprobación de ortografía y gramática

Uso compartido de documentos

Solución de problemas

Secretos de los expertos: marcar un documento en un Tablet PC



12. Formato de documentos avanzado

Ajuste de márgenes

Cambio del tamaño y la orientación del papel

Inserción y eliminación de saltos de página manuales

Formato de documentos por secciones

Añadir líneas, bordes, sombreado y fondos

Formato de un documento con columnas

Simulación de columnas con cuadros de texto vinculados

Creación y modificación de encabezados y pies

Creación y modificación de cartas

Creación de sobres y etiquetas

Control de documentos de gran tamaño

Ajuste del texto alrededor de los gráficos

Resumen automático de un documento

Solución de problemas

Secretos de los expertos: diseño creativo de boletines



13. Uso de tablas

Uso de tablas para organizar la información

Inclusión de una tabla en un documento

Creación rápida de tablas

Dibujo de una tabla compleja

Conversión de texto en tabla

Conversión de datos en una tabla

Anidación de tablas

Trabajo con tablas

Selección de celdas, filas y columnas

Introducción y modificación de datos

Mover y copiar partes de una tabla

Cambio del ancho de las columnas y del alto de las filas

Agregar y eliminar filas y columnas

Rotación del texto

Combinación y división de celdas y tablas

Ordenación de los datos de una tabla

Realización de operaciones matemáticas en una tabla

Posición de la tabla en la página

Opciones avanzadas de formato de tabla

Autoformato

Utilización de bordes y sombreado

Alineación del texto en las celdas

Trabajo con tablas de gran tamaño

Solución de problemas

Secretos de los expertos: tablas anidadas que mejoran el diseño



14. Uso de estilos, plantillas y temas

Uso de estilos y plantillas para gestionar formatos

Formato de documentos mediante estilos

Estilo de párrafo frente a estilo de carácter

Estilos de lista y de tabla

Aplicación manual de los estilos

Utilización del panel de tareas Estilos y formato

Grabación de formatos como estilos con nombre

Personalización de la plantilla de documento Normal

Utilización de las plantillas incluidas con Word

Cambio global del formato de un documento

Gestión de estilos y plantillas

Creación de una plantilla nueva

¿Dónde se guardan las plantillas de Word?

Personalización de las plantillas de Word

Copia de estilos y opciones de configuración entre plantillas

Solución de problemas

Secretos de los expertos: utilización de una macro para sustituircomillas rectas por comillas tipográficas



15. Creación de documentos dinámicos con campos y formularios

Uso inteligente de los campos

Inserción de un campo en un documento

Formato del resultado de un campo

Presentación correcta del resultado de un campo

Algunos campos personalizados de utilidad

Creación de un formulario de entrada de datos

Solución de problemas

Secretos de los expertos: trabajar con el campo {ListNum}





Parte IV. Uso de Microsoft Excel 2003



16. Aspectos básicos de Excel

Novedades en Excel 2003

Trabajo con libros y hojas de cálculo

Problemas de compatibilidad de archivos

Uso de rangos para trabajar con varias celdas

Ocultación de filas y columnas

Búsqueda, sustitución y transformación de datos

Personalización de la ventana de la hoja de cálculo

Uso de vínculos para actualizar o consolidar automáticamente los datosde una hoja de cálculo

Restricción y validación de la entrada de datos para una celda o un rango

Impresión de hojas de cálculo

Publicación de datos de Excel en páginas Web

Personalización de Excel

Solución de problemas

Secretos de los expertos: cuidado con Deshacer



17. Formato avanzado de las hojas de cálculo

Funcionamiento del formato de celdas

Utilización del formato de número general

Control de los formatos de número automáticos

Evitar los errores de redondeo

Límites de la precisión

Trabajo con números en notación científica

Introducción de números como texto

Cambio del formato de una celda o un rango

Definición de los formatos de número

Configuración de los formatos de fecha y hora

Excel y los problemas del año 2000

Creación de formatos de celda personalizados

Formatos de número personalizados

Formatos de fecha y hora personalizados

Inclusión de texto en una celda

Inclusión de condiciones para mostrar un formato

Diseño y formato de una celda para mejorar la legibilidad

Cambio de la fuente y los atributos de carácter

Alineación, ajuste y rotación de texto y números

Utilización de bordes, cuadros y colores

Combinación de celdas

Cambio del alto de las filas y el ancho de las columnas

Uso del formato condicional para identificar los valores principales

Copia de formatos con Copiar formato

Guardar formatos como estilos con nombre

Uso de Autoformato

Solución de problemas

Secretos de los expertos: rediseñar una hoja de cálculomejora la información



18. Utilización de fórmulas y funciones

Introducción y modificación de fórmulas

Utilización de referencias a celdas en las fórmulas

Utilización de referencias tridimensionales a celdas de otras hojasde cálculo

Control del orden y el momento de realización de los cálculosen las fórmulas

Referencias a celdas relativas y absolutas

Impedir que las fórmulas aparezcan en la barra de fórmulas

Utilización de fórmulas matriciales

Utilización de la ventana de inspección para supervisar las operaciones

Utilización de nombres de rangos y etiquetas

Utilización de fórmulas de lenguaje natural

Limitaciones de las fórmulas en lenguaje natural

Utilización de rangos con nombre en las fórmulas

Gestión de los nombres de rangos

Manipulación de los datos con funciones de hoja de cálculo

Introducción de fórmulas sin errores

Total automático de filas y columnas

Uso de las funciones de hoja de cálculo

Cálculo de fórmulas financieras

Trabajo con funciones de fecha y hora

Realización de análisis estadísticos

Utilización del Asistente para búsquedas para encontrar informaciónen listas

Utilización de funciones de base de datos

Realización de operaciones matemáticas

Combinación y separación de valores de texto

Utilización de funciones lógicas y de información

Resolución de problemas en fórmulas

Funcionamiento de la autocorrección de fórmulas

Resolución de los mensajes de error habituales

Búsqueda de errores en una hoja de cálculo

Utilización del buscador de rangos para encontrar partes de una fórmula

Utilización de la búsqueda de objetivos para encontrar valores

Solución de problemas

Secretos de los expertos: funciones anidadas en otras funciones



19. Creación y modificación de gráficos

Anatomía de un gráfico de Excel

Series de datos

Marcadores de datos

Ejes y cuadrícula

Etiquetas de datos, leyendas y título

Área de trazado

Área del gráfico

Trabajo con gráficos incrustados

Utilización del Asistente para gráficos para obtener resultados rápidamente

Selección de los datos representados

Selección y personalización de un tipo de gráfico

Elección de un tipo de gráfico estándar

Columna

Barras

Líneas

Circulares

XY (Dispersión)

Áreas

Anillos

Radial

Superficie

Burbujas

Cotizaciones

Cilíndrico, cónico y piramidal

Utilización de gráficos combinados

Crear y guardar tipos de gráficos personalizados

Creación de un gráfico predeterminado

Edición y formato de los elementos del gráfico

Ajustar las opciones del gráfico

Título

Eje

Líneas de división

Leyenda

Rótulos de datos

Tabla de datos

Cambio del formato de los números

Cambio del formato del texto

Inclusión de colores, texturas e imágenes de fondo

Cambio de la escala y el espaciado en los ejes

Cambio del origen de datos de un gráfico existente

Opciones de gráficos avanzadas

Solución de problemas

Secretos de los expertos: creación de una biblioteca de gráficospersonalizada



20. Trabajo con listas y tablas

Creación de una lista en una hoja de cálculo

Utilización de Autocompletar

Rellenar automáticamente series de datos

Creación de listas de Autorellenar personalizadas para sus proyectos

Ordenación de listas

Ordenación por varias columnas

Ordenación por fechas o series personalizadas

Búsqueda y filtrado de datos en una lista

Utilización de Autofiltro para encontrar conjuntos de datos

Utilización de criterios de comparación para crear filtros personalizados

Filtros con criterios avanzados

Utilización de formularios para añadir y modificar datos de una lista

Importación y exportación de datos

Creación de vínculos con bases de datos externas

Utilización del Asistente para consultas

Integración de datos externos en una hoja de cálculo

Utilización de Microsoft Query para crear consultas personalizadas

Creación y utilización de consultas Web

Solución de problemas

Secretos de los expertos: combinación de datos de varios orígenes Weben una página personalizada





Parte V. Utilización de Microsoft PowerPoint 2003



21. Conceptos básicos de PowerPoint

Novedades en PowerPoint 2003

Anatomía de una presentación de PowerPoint

Problemas de compatibilidad de archivos

Creación de una presentación

Creación de una presentación en blanco

Iniciar PowerPoint con una plantilla de diseño

Creación de una presentación a partir de contenido predefinido

Copiar el diseño de una presentación existente

Importación desde un esquema de Word

Visualización de una presentación

Organización de las ideas en el panel de esquema

Utilización de la vista Clasificador de diapositivas para organizaruna presentación

Vista previa de la presentación en la Presentación con diapositivas

Inclusión de notas

Visualizar las presentaciones en un explorador Web

Administración de las presentaciones de diapositivas

Exploración de una presentación

El ratón y los métodos abreviados del teclado

Utilización de hipervínculos

Exploración avanzada con Configuración de la acción

Atajos de navegación con botones de acción

Solución de problemas

Secretos de los expertos: sobrealimentar PowerPointcon un complemento gratuito



22. Técnicas de creación de presentaciones profesionales

Edición del esquema de la presentación

Edición de diapositivas en la vista Esquema

Reorganización de las diapositivas

Expandir y contraer

Selección del diseño óptimo para la diapositiva

Elección de un diseño de diapositiva

Utilización de marcadores de posición

Más allá de los marcadores de posición

Edición de diapositivas

Inclusión y modificación de textos

Trabajo con listas con viñetas y numeradas

Trabajo con tablas

Imágenes, diagramas e imágenes prediseñadas

Cambio de los colores de las imágenes WMF

Inserción de un gráfico o un rango de Excel

Creación de una diapositiva de resumen

Colaboración en presentaciones

Adición y modificación de comentarios

Control de cambios

Protección mediante contraseña

Comprobación de coherencia y errores de estilo

Solución de problemas

Secretos de los expertos: trucos avanzados para mostrar gráficos



23. Opciones de formato avanzadas

Tipos de archivo de PowerPoint

Organización de los formatos mediante diapositivas patrón

Uso del patrón de títulos

Utilización del patrón de diapositivas

Cambio del fondo de todas las diapositivas

Uso de encabezados y pies de página

Eliminación de los elementos del patrón de diapositivasen una única diapositiva

Creación de notas del orador y documentos para la audiencia

Creación de varios patrones de diapositivas

Aplicación y modificación de diseños

Elección del diseño óptimo para una presentación

Modificación de un diseño existente para una presentación

Elección del fondo más adecuado

Modificar el fondo en diapositivas seleccionadas

Utilización de combinaciones de colores

Elección de una nueva combinación de colores

Cambio de los colores de las diapositivas seleccionadas

Copia de una combinación de colores

Cambio del formato de párrafos y textos

Utilización del formato de párrafo

Utilización de tipos de letra

Sustitución de tipos de letra en una presentación

Solución de problemas

Secretos de los expertos: creación de notas y documentos sobresalientes



24. Añadir gráficos, elementos multimedia y efectos especiales

Utilización de transiciones para controlar el ritmo

Aplicación de una transición a una diapositiva

Aplicación de una transición a un grupo de diapositivas

Control de la velocidad de las transiciones

Animación de texto y objetos en una diapositiva

Animación de los puntos de una lista con viñetas

Animación de títulos

Animaciones avanzadas

Animación de la capa de dibujo

Ocultar y mostrar el contenido de una diapositiva

Animación de los componentes de un gráfico

Inclusión de elementos multimedia en la presentación

Inclusión de música, sonido y clips de vídeo

Control de un clip de vídeo o de sonido

Utilización de audio desde CD y grabado

Utilización de vínculos de acción para combinar efectos

Solución de problemas

Secretos de los expertos: animación de gráficos para destacar datos





Parte VI. Otras aplicaciones de Office



25. Conceptos básicos de Access

Planificación de una base de datos en Access

Tablas

Consultas

Formularios

Informes

Páginas de acceso a datos

Macros y módulos

Selección del formato de archivo adecuado

Trabajo con los objetos de las bases de datos

Creación de nuevos objetos

Administración de los objetos de las bases de datos

Modificar las propiedades de los objetos

Uso de expresiones en los objetos de las bases de datos

Uso de asistentes para crear bases de datos y objetos

Exportación e importación de datos

Creación de aplicaciones de Access

Solución de problemas

Secretos de los expertos: lista de verificación para el diseñode bases de datos



26. Personalizar tablas, formularios y registros

Creación y personalización de tablas

Seleccionar el tipo de datos de un campo

Establecer una Clave principal

Acelerar las consultas y las clasificaciones mediante los índices

Definición de relaciones entre tablas

Definir una relación uno a varios

Trabajar con las relaciones uno a varios

Construcción de grandes formularios y de registros

Diseño 101: Trabajar con los controles

Añadir un nuevo control a un formulario o a un registro

Situación de controles y etiquetas

Agrupar y alinear controles

Facilitar el uso de los formularios

Facilitando la comprensión de los informes

Agrupar y ordenar registros en un informe

Solución de problemas

Importar hipervínculos en Access

Jugar con relaciones múltiples

Firmar una relación

Secretos de los expertos: Crear vínculos con bases de datos externas



27. Introducir, encontrar y filtrar datos

Restringir la entrada de datos

Definición de las reglas de validación

Utilizar una máscara de entrada para definir formatos de datos

Configurar un valor predeterminado

Solicitar un valor

Usar las consultas para extraer datos de una base de datos

Seleccionar el tipo de consulta adecuado

Consultas de selección

Consultas de tabla referencias cruzadas

Consultas de parámetros

Consultas de acción

Consultas SQL

Insertar, eliminar y reorganizar campos

Definición de una columna calculada

Definición de criterios

Definición de las propiedades de las consultas

Crear y aplicar los filtros

Ver los datos de Outlook en tablas dinámicas y en gráficos

Solución de problemas

Secretos de los expertos: máscaras de entrada para todos



28. Conceptos básicos de Publisher

Novedades en Publisher 2003

¿Qué se puede hacer con Publisher?

Creación y edición de una nueva publicación

Utilizar y personalizar plantillas de Publisher

Creación de una publicación partiendo de cero

Creación y utilización de una plantilla personalizada

Creación de páginas y sitios Web sencillos

Utilización conjunta de Publisher y Word

Diseño de la publicación

Ampliación de la publicación y desplazamiento

Agrupar, seleccionar y mover objetos

Utilización de otras opciones de vista

Configuración y utilización de las guías

Trabajo con textos

Disposición del texto

Formato del texto

Tabulaciones y sangrías

Líneas viudas y huérfanas

Interletraje y ajuste de espacio entre caracteres

Guiones

Estilos

Buscar y reemplazar

Letra capital

Trabajo con imágenes

Inserción de imágenes

Administrador de gráficos

Utilización de tablas como herramienta de diseño de la página

Creación de una tabla

Importación de una tabla

Personalización de las opciones de Publisher

Personalización de los datos personales

Creación de combinaciones de colores personalizadas

Utilización de la Galería de diseño

Utilización de los objetos de la Galería de diseño

Inclusión de objetos personalizados en la Galería de diseño

Secretos de los expertos: lo que enseñan en las escuelas de diseño





Parte VII. Automatización de Office con macros y VBA



29. Utilización de macros para automatizar las tareas de Office

Novedades en Office 2003

Cómo funcionan las macros

¿Qué puede hacer con las macros?

Lo que no debería hacer con las macros

Eliminación de las macros

Cómo se almacenan las macros en las aplicaciones de Office

Utilización de modelos de objetos

Grabación de macros sencillas

Cómo captura las acciones la grabadora de macros

Grabación de una macro

Probar la macro

Solución de problemas en macros grabadas

Ejecución de macros

Seguridad de macros

Utilización de firmas digitales para verificar el origen de una macro

Configuración de los niveles de seguridad de Office

Bloquear el acceso al proyecto de Visual Basic

Proteger el PC y la red contra los virus

Solución de problemas

Secretos de los expertos: prepararse para enfrentarse a VBA



30. Trabajo con Visual Basic para Aplicaciones

Conceptos básicos de VBA

Proyectos

Módulos

Procedimientos: subrutinas y funciones

Macros

Formularios de usuario

Administración de macros

Utilización del Editor de Visual Basic

Administración de los componentes de VBA con el exploradorde proyectos

Programación en la ventana de código

Creación de programas VBA interactivos

Control de una aplicación de Office mediante VBA

Solución de problemas

Secretos de los expertos: elementos del estilo de programaciónpara no programadores



31. Creación de aplicaciones personalizadas con VBA

Control del inicio de las aplicaciones de VBA

Utilización de macros automáticas

Abrir, cerrar y crear nuevos documentos

Utilización de VBA para añadir texto

Mostrar mensajes

Mostrar mensajes en Word con VBA

Mostrar los cuadros de diálogo estándar de Office

Creación de cuadros de diálogo personalizados

Solución de problemas

Secretos de los expertos: cuadros de diálogos personalizados en VBA



32. Técnicas y herramientas avanzadas de VBA

Gestión de proyectos de VBA

Fragmentos de código útiles

Control de otras aplicaciones

Utilización del Examinador de objetos

Solución de problemas

Secretos de los expertos: ¿bloqueado en una línea de código de VBA?



Índice alfabético

Office 2003, la última versión del popular paquete de aplicaciones ofimáticas de Microsoft, ofrece tanto a empresas como a usuarios nuevas soluciones y servicios que le ayudarán a mejorar su productividad individual y empresarial, así como los procesos de negocio y el trabajo efectivo en equipo.



La Biblia de Office 2003 se encuentra dividida en secciones dedicadas a cada una de las aplicaciones de escritorio de Office. Con esta obra podrá dominar desde los conceptos básicos a las técnicas más avanzadas, así como los detalles esenciales, opiniones y consejos reales, y todo ello organizado para que pueda abrir el libro, buscar la respuesta que necesita y aplicarla en la práctica en su trabajo.



Ed Bott y Woody Leonhard han realizado un excelente trabajo de análisis de principio a fin a través de un lenguaje claro y sencillo que le sorprenderá y por que parecen saber exactamente lo que el lector desea hacer con Office 2003.