ACCESS 2003. EL LIBRO DE

Contenido

Sobre los Autores



Prefacio

¿Es este libro para usted?

Sí, si no tiene experiencia en bases de datos

Sí, si ha utilizado otras bases de datos como dBASE o Paradox

Sí, si quiere aprender los elementos básicos de la programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA)

Organización del libro

Utilización de tablas de datos y consultas

Elaboración de formularios e informes

Automatización de aplicaciones

Introducción a los ejemplos

El panel de control principal

Las tablas de datos

El formulario Products

El subformulario del formulario Products

El formulario Contacts

El formulario Invoice (Factura)

Los cuadros de diálogo de búsqueda

Los cuadros de diálogo de impresión





PARTE I. UTILIZACIÓN DE TABLAS DE DATOS Y CONSULTAS



1. Datos

La terminología de bases de datos de Access

¿Qué es una Base de datos?

Bases de datos, tablas, registros, campos y valores

Usar más de una tabla

Trabajar con tablas combinadas

Por qué debe crear tablas combinadas

Objetos y vistas de una base de datos en Access

Hojas de datos

Consultas y dynasets

Formularios de entrada de datos y sólo lectura

Informes

Diseño de los objetos del sistema

El método de diseño en siete pasos

Paso 1: El diseño completo. Del concepto a la realidad

Paso 2: Diseño de informes. Colocar sus campos

Paso 3: Diseño de datos ¿Qué campos tiene?

Paso 4: Diseño de tablas y relaciones

Paso 5: Reglas de entrada de datos y validación para el diseño de campos

Paso 6: Diseño de formularios. Entrada

Paso 7: Diseño automatizado. Menús



2. Crear tablas

Crear tablas de base de datos

Crear una Base de datos

La sección Plantillas

Base de datos en blanco

La ventana Base de datos

La barra de menú Objetos

Barra de menú Grupos

Los botones de la barra de herramientas de la ventana Base de datos

La barra de herramientas de la ventana Access

Crear una nueva tabla

El proceso de diseño de tablas

El cuadro de diálogo Nueva Tabla

Crear una nueva tabla con una vista Hoja de datos

La ventana Diseño de tabla

Utilizar la barra de herramientas de la ventana Diseño de tabla

Trabajar con campos

Crear la tabla tblContacts

Los campos autonuméricos de Access

Completar la tabla tblContacts

Cambiar el Diseño de tabla

Insertar un nuevo campo

Eliminar un campo

Cambiar la ubicación de un campo

Cambiar el nombre de un campo

Cambiar el tamaño de un campo

Cambiar el tipo de dato de un campo

Las propiedades de los campos

Introducir propiedades de tamaño de campo

Utilizar formatos

Introducir formatos

Introducir máscaras de entrada

El asistente para Máscara de entrada

Introducir lugares decimales

Crear un título

Establecer un valor predeterminado

Trabajar con validación

La ventana de Propiedad Búsqueda

Determinar la clave principal

Crear una clave única

Crear la clave principal

La ventana Índices

La ventana Propiedades de tabla

Imprimir un diseño de tabla

Guardar la tabla completada

Manipular tablas en una ventana Base de datos

Agregar registros a una tabla de la base de datos



3. Introducir datos en tablas y formularios

Las hojas de datos

La ventana Hoja de datos

Desplazarse por una hoja de datos

Los botones de desplazamiento

La barra de herramientas de Hoja de datos

Abrir una hoja de datos

Introducir nuevos datos

Guardar el registro

Validación automática de tipo de dato

Cómo afectan las propiedades a la entrada de datos

Explorar los registros de una hoja de datos

Desplazarse entre los registros

Encontrar un valor concreto

Cambiar valores en una hoja de datos

Sustituir un valor existente de forma manual

Cambiar un valor existente

Campos que no puede editar

Utilizar la función Deshacer

Copiar y pegar valores

Sustituir valores

Agregar nuevos registros

Eliminar registros

Agregar, cambiar y eliminar columnas

Eliminar una columna de una hoja de datos

Agregar una columna a una hoja de datos

Cambiar el nombre de un campo (encabezamiento de columna)

Visualizar registros

Cambiar el orden de los campos

Cambiar el ancho de campo

Cambiar la altura de registro

Visualizar la cuadrícula de las celdas

Cambiar la fuente de pantalla

Ocultar y mostrar columnas

Inmovilizar columnas

Guardar los cambios de distribución

Guardar un registro

Ordenar y filtrar registros en una hoja de datos

Utilizar la función Orden

Utilizar Filtro por selección

Utilizar Filtro por formulario

Imprimir registros

Imprimir la hoja de datos

Utilizar la ventana Vista preliminar



4. Crear y entender relaciones

Tablas utilizadas en la base de datos Access Auto Auctions (Subasta de Vehículos)

Las Claves

Decidir una clave principal

Beneficios de una clave principal

Crear una clave principal

Las claves externas

Relaciones entre tablas

Revisión de las relaciones

Tipos de relaciones

Integridad referencial

Crear relaciones

Utilizar la ventana Relaciones

Crear relaciones entre tablas

Especificar opciones de relación en el cuadro de diálogo Modificar relaciones

Finalizar las relaciones entre las tablas del sistema AccessAuto Auctions

Guardar las relaciones entre tablas

Agregar más relaciones

Eliminar una relación existente

Las líneas de combinación de la ventana Relaciones

Imprimir un informe de las relaciones

Utilizar hojas secundarias de datos

Configurar hojas secundarias de datos



5. Mostrar datos seleccionados en Consultas

Las consultas

¿Qué es una consulta?

Tipos de consultas

Funciones de las Consultas

Cómo funcionan los dynasets

Crear una consulta

Seleccionar una tabla

Utilizar la ventana Consulta

Explorar la ventana Diseño de consulta

Utilizar la barra de herramientas de Diseño de consulta

Utilizar el área QBE de la ventana Diseño de consulta

Seleccionar campos

Agregar un solo campo

Agregar varios campos

Agregar todos los campos de una tabla

Visualizar el Dynaset

Trabajar con la hoja de datos

Cambiar los datos en la hoja de datos de la consulta

Volver al diseño de la consulta

Trabajar con campos

Seleccionar un campo

Cambiar el orden de los campos

Cambiar el tamaño de las columnas en modo diseño

Eliminar un campo

Insertar un campo

Cambiar el nombre visualizado de un campo

Mostrar los nombres de las tablas

Mostrar un campo

Cambiar el orden

Especificar un orden

Visualizar sólo los registros seleccionados

Los criterios de registro

Introducir criterios de datos simples

Introducir otros criterios simples

Imprimir el dynaset de una consulta

Guardar una consulta

Agregar más de una tabla a una consulta

Trabajar con la hoja Tabla/Consulta

La línea de combinación

Cambiar el tamaño del cuadro Tabla/Consulta

Manipular la ventana Lista de campos

Mover una tabla

Eliminar una tabla

Agregar más tablas

Redimensionar una ventana Lista de campos

Agregar campos de más de una tabla

Agregar un solo campo

Visualizar los nombres de las tablas

Agregar varios campos a la vez

Agregar todos los campos de una tabla

Limitaciones en consultas de varias tablas

Limitaciones de actualización

Superar las limitaciones de las consultas

Crear y trabajar con combinaciones de Consulta

Combinar tablas

Especificar el tipo de combinación

Eliminar combinaciones

Tipos de combinaciones de tablas

Inner join (equi-join)

Cambiar las propiedades de combinación

Inner joins y outer joins

Crear un producto cartesiano



6. Utilizar operadores y expresiones en búsquedas Multitabla

¿Qué es un operador?

Tipos de operadores

¿Cuándo se utilizan los operadores?

Operadores matemáticos

Operadores relacionales

Operadores de cadena

Operadores lógicos (boleanos)

Operadores varios

Precedencia de operadores

Más allá de las consultas simples

Utilizar operadores de comparación de consultas

Selección de criterios complejos

Utilizar funciones en consultas de selección

Referenciar campos en consultas de selección

Introducir criterios de campo de un solo valor

Introducir criterios de caracteres (Texto o Memo)

El operador Como y los comodines

Especificar valores no coincidentes

Introducir criterios numéricos (Número, Monedao Autonumérico)

Introducir criterios Sí/No (lógicos)

Introducir un criterio para un objeto OLE

Introducir varios criterios en un campo

La operación O

Especificar varios valores para un campo utilizando el operador O

Utilizar la celda O en el cuadro QBE

Utilizar una lista de valores con el operador In

Consultas con el operador Y

Especificar un rango utilizando el operador Y

Utilizar el operador Entre...Y

Buscar datos Nulos

Introducir criterios en varios campos

Utilizar Y e O en varios campos de una consulta

Especificar criterios Y entre campos de una consulta

Especificar criterios O entre campos de una consulta

Utilizar Y e O juntos en diferentes campos

Una consulta compleja en líneas diferentes

Crear un nuevo campo calculado en una consulta



7. Trabajar con datos externos

Access y los datos externos

Tipos de datos externos

Métodos de trabajo con datos externos

¿Debemos vincular o importar datos?

Vincular datos externos

Tipos de sistemas de gestión de bases de datos

Vincular a tablas de otras bases de datos de Access

Vincular con bases de datos (tablas) dBASE

Vincular con tablas de Paradox

Vinculación a tablas que no pertenecen a bases de datos

Dividir una base de datos de Access en dos bases de datos vinculadas

Trabajar con tablas vinculadas

Establecer propiedades de visualización

Establecer relaciones

Establecer relaciones entre tablas externas

Utilizar tablas externas en las consultas

Cambiar el nombre de las tablas

Optimizar las tablas vinculadas

Eliminar la referencia a una tabla vinculada

Ver o modificar la información de las tablas vinculadas

Importar datos externos

Importar otros objetos de Access

Importar tablas de bases de datos que no son Access para PC

Importar datos desde una hoja de cálculo

Importar desde un archivo de un procesador de textos

Importar datos desde un archivo de texto

Importar tablas HTML

Modificar los elementos de una tabla importada

Resolución de errores de importación

Exportar a formatos externos

Exportar objetos a otras bases de datos de Access

Exportar objetos a otras bases de datos externos o a Excel, HTML o archivos de texto





PARTE II. ELABORACIÓN DE FORMULARIOS E INFORMES



8. Utilizar formularios y controles

Formularios

Tipos de formularios

Diferencias entre los formularios y las hojas de datos

Crear un formulario con Autoformulario

Controles de formulario

¿Qué es un control?

Los diferentes tipos de controles

Estándares para utilizar controles

Controles etiqueta

Controles cuadro de texto

Botones de alternar, botones de opción y casillas de verificación

Grupos de opciones

Cuadros de lista

Cuadros de lista desplegables

Controles Ficha



9. Crear formularios dependientes y situar controles

Crear un formulario de entrada de datos sin asistente

Crear un nuevo formulario en blanco

Redimensionando el espacio de trabajo del formulario

Ventanas de diseño

Crear un formulario dependiente

Guardar el formulario

Trabajar con propiedades de control

Trabajar con las propiedades del formulario

Colocar campos dependientes en el formulario

Visualizar la lista de campos

Añadir un encabezamiento o un pie de formulario

Trabajar con controles etiqueta y controles cuadro de texto

Crear etiquetas aisladas

Modificar el texto de un control etiqueta o texto

Modificar el formato del texto de un control

Ajustar el tamaño de un control cuadro de texto o etiqueta

Borrar un control

Mover controles etiqueta y texto

Modificar la apariencia de varios controles

Cambiar el tipo de control

Establecer el orden de tabulado

Agregar controles Cuadro de texto de multilínea para campos Memo

Trabajar con marcos de objetos dependientes del formulario

Crear un campo calculado

Ajustar la visualización de una imagen

Imprimir un formulario

Convertir un formulario en un informe



10. Agregar controles de validación de datos a formularios

Crear expresiones de validación de datos

Crear mensajes en la línea de estado

Introducir expresiones de validación a nivel de tabla

Introducir una expresión de validación

Crear opciones con botones y grupos de opciones

Crear grupos de opciones

Crear opciones Sí/No

Crear casillas de verificación

Crear selecciones visuales con botones de alternar

Añadir una imagen de mapa de bits al botón de alternar

Trabajar con cuadros de lista y cuadros combinados

Diferencias entre cuadros de lista y cuadros de lista desplegables

Considerar hechos reales

Crear y manejar cuadros de lista desplegables

Crear un cuadro de lista desplegable de una sola columna

Conocer las propiedades de un cuadro de lista desplegable

Crear un cuadro de lista desplegable con múltiples columnas



11. Crear formularios e informes con aspecto profesional

Hacer que un buen formulario tenga un aspecto genial

Comprender el diseñador visual

Utilizar las ventanas de formato y la barra de herramientas

Crear efectos especiales

Cambiar el color del fondo de un formulario

Realzar controles de tipo texto

Realzar controles de etiquetas y cuadros de texto

Crear una sombra de texto

Negativizar la vista del texto y darle color

Visualizar las propiedades de control de etiqueta o cuadro de texto

Visualizar imágenes en formularios

Trabajar con líneas y rectángulos

Enfatizar áreas del formulario

Agregar una sombra a un control

Dar relieve un grupo de controles

Cambiar la línea de división del encabezamiento

Agregar un mapa de bits de fondo

Utilizar Autoformato

Personalizar y agregar nuevos Autoformatos

Copiar formatos individuales entre controles



12. Crear y trabajar con informes

Los informes

Tipos de informes

Diferencia entre informes y formularios

El proceso de creación de un informe

Crear un informe con los Asistentes para informes

Crear un nuevo informe

Elegir el origen de los datos

Elegir los campos

Selección de los niveles de agrupación

Definir los datos de grupo

Selección del orden

Seleccionar opciones de resumen

Selección de la distribución

Elección del estilo

Abrir el diseño del informe

Uso de la ventana Vista Preliminar

Visualizar la ventana Diseño de Informes

Imprimir un informe

Guardar el informe

Comenzar con un formulario en blanco

La barra de herramientas de la ventana Diseño

Conceptos del generador de informes

Cómo procesan los datos las secciones

Las secciones del Informe

Crear un nuevo informe

Crear un nuevo informe y enlazarlo a una consulta

Definir el tamaño de la página del informe y la distribución

Colocar campos en el informe

Redimensionar una sección

Trabajar con controles etiqueta no anexados y texto

Trabajar con cuadros de texto y sus etiquetas anexadas

Cambiar las propiedades de controles etiqueta y cuadro de texto

Extender y comprimir controles cuadro de texto

Ordenar y agrupar datos

Agregar saltos de página

Crear una presentación del informe de calidad

Ajustar el Encabezado de página

Crear una expresión en el Encabezado de grupo

Cambiar las propiedades de la imagen y de la sección Detalle

Crear un pie de página estándar

Guardar el informe



13. Trabajar con subformularios

¿Qué es un subformulario?

Datos del ejemplo de ventas

Crear subformularios mediante el Asistente para formularios

Crear el formulario y seleccionar el Asistente para formularios

Elegir los campos para el formulario principal

Seleccionar la tabla o consulta para el subformulario

Selección de los campos para el subformulario

Seleccionar el aspecto de los datos en el formulario

Seleccionar la distribución del subformulario

Seleccionar el estilo para el formulario

Seleccionar el título del formulario

Mostrar el formulario

Mostrar el diseño del formulario principal

Enlazar un formulario y un subformulario

Mostrar el diseño del subformulario

Crear el formulario de Facturas de venta

Crear un cuadro de lista desplegable que recupere información

Mostrar datos procedentes de otra tabla en un formulario

Crear un subformulario sin el uso de los asistentes

Trabajar con subformularios de tipo Formularios continuos

Añadir el subformulario al formulario principal

Crear el enlace entre formulario y subformulario

Crear referencias para los controles del subformulario

Crear un control simple calculado



14. Crear cálculos y resúmenes en informes

Diseñar un informe a página completa con subformularios y totales incrustados

Diseñar y crear la consulta para el informe

Diseñar datos de prueba

Examinar el diseño del informe de facturas

Añadir una imagen independiente al informe

Añadir el subformulario de pagos

Crear un subinforme con referencia a un control de resumen

Crear un informe con grupos a varios niveles y con totales

Crear una consulta para el total

Crear una consulta que utiliza otra consulta

Crear un informe por columnas

Cambiar el diseño del informe

Cambiar los márgenes del informe y cambiar la configuración de página

Calcular porcentajes mediante totales

Calcular sumas continuas

Crear un título para la página en la cabecera del informe



15. Presentar datos mediante tipos de informe especiales

Crear etiquetas postales mediante el Asistente para etiquetas

Seleccionar el tamaño de las etiquetas

Seleccionar la fuente y el color

Crear el texto y los campos para las etiquetas postales

Ordenar las etiquetas postales

Mostrar las etiquetas en la ventana Vista Preliminar

Modificar el diseño de las etiquetas en la ventana de diseño de informes

Imprimir las etiquetas

Crear informes a columnas

Crear el informe

Definir la configuración de página

Imprimir el informe a columnas

Crear informes de combinación de correspondencia

Recopilar los datos que serán usados en la combinación de correspondencia

Crear un informe de combinación de correspondencia

Crear el área del encabezado de página

Trabajar con campos insertados en el texto

Imprimir el informe de combinación de correspondencia

Usar el Asistente para combinar correspondencia con Microsoft Word



16. Usar objetos OLE, gráficos, tablas y gráficos dinámicos y controles ActiveX

Los objetos

Tipos de objetos

Utilizar objetos dependientes e independientes

Vincular e incrustar

Incrustar objetos

Incrustar un objeto independiente

Incrustar objetos dependientes

Agregar un objeto OLE dependiente

Agregar una imagen a un marco de objeto dependiente

Editar un objeto incrustado

Vincular objetos

Vincular un objeto dependiente

Crear un gráfico

Diferentes maneras de crear un gráfico

Personalizar el cuadro de herramientas

Incrustar un gráfico en un formulario

Ensamblar los datos

Agregar el gráfico al formulario

Personalizar un gráfico

La ventana Gráfico

Trabajar con texto anexado

Cambiar el tipo de gráfico

Cambiar las etiquetas de los ejes

Cambiar el color la trama y la forma de una barra

Modificar cuadrículas

Manipular gráficos tridimensionales

Integración con Microsoft Office

Comprobar la ortografía de uno o más campos y registros

Corregir la escritura de manera automática al introducir datos

Utilizar la automatización OLE con Office 2003

Crear una tabla dinámica del tipo Excel

Crear un gráfico dinámico

Utilizar el control Calendario ActiveX





PARTE III. AUTOMATIZACIÓN DE APLICACIONES



17. Trabajar con Visual Basic y el Editor VBA

Pasar de las macros a Visual Basic

Cuándo utilizar macros y cuándo utilizar procedimientos de Visual Basic

Convertir macros existentes a Visual Basic

Utilizar el Asistente para botones de comando para crear código Visual Basic

Crear programas en Visual Basic para Aplicaciones

Eventos y procedimientos de evento

Módulos

Crear un nuevo módulo



18. Crear paneles de control, barras de comandos, menús, barras de herramientas y cuadros de diálogo

Paneles de opciones y botones de comando

Usar un Panel de control

Crear el formulario básico para el Panel de control

Trabajar con botones de comando

Crear botones de comando

Vincular un botón de comando a una macro

Añadir una imagen a un botón de comando

Trabajar con el Administrador del panel de control

Crear el Panel de control del informe

Crear barras de menú personalizadas, barras herramientas y menús contextuales

Trabajar con barras de comandos

Crear barras de menú personalizadas mediante las barras de comandos

Modificación de menús y barras herramientas existentes

Crear una nueva barra de menú

Adjuntar la barra de menús a un formulario

Crear en menús contextuales

Crear y utilizar barras de herramientas personalizadas

Adjuntar la barra de herramientas al formulario

Añadir información de pantalla a cualquiera de los controles del formulario

Hacer que el panel de control se abra automáticamente al abrirla base de datos

Crear un cuadro de diálogo Imprimir informe en Visual Basic

Crear un formulario para imprimir productos

Crear el grupo de opciones

Crear dos cuadros de texto en el formulario de impresión de informe

Crear los botones de comando

Crear los procedimientos de evento para Imprimir



Contenido del CD-ROM



Índice alfabético

Access 2003 es el mejor gestor de base de datos para Windows que se encuentra actualmente en el mercado, con él podrá organizar la información, tener acceso a ella y compartirla con más facilidad que nunca.



Este completo manual de referencia le ofrece una guía avanzada para dominar el potencial de las bases de datos con un análisis sólido de los fundamentos, el diseño, la construcción y la administración de las mismas. Si éste es su primer contacto con Access, apreciará la atención exhaustiva que se presta a los principios básicos y a la terminología relacionada con las bases de datos para ir avanzando mediante un enfoque práctico en la creación y utilización de tablas y consultas, la elaboración de formularios e informes y concluir con la automatización de aplicaciones con VBA.



Este libro contiene todo lo que necesite para aprender Microsoft Access a un nivel intermedio-avanzado. Encontrará que el libro comienza con los elementos básicos, capítulo a capítulo sobre temas cubiertos con anterioridad. Cuando sea esencial que comprenda temas anteriores, volvemos a presentarle los conceptos y revisamos cómo realizar tareas específicas antes de continuar. Aunque cada capítulo es parte integrante del libro como un todo, cada capítulo puede tener también autonomía propia. Puede leer el libro en el orden que desee, pasando de un capítulo a otro y de un tema a otro.



Incluye CD-ROM con los ejemplos desarrollados a lo largo del libro, así como diferentes herramientas que le serán de gran utilidad.