ACCESS 2002

Cómo usar este libro



Introducción

Introducción

Nuevas posibilidades de Access 2002

Objetivos del libro



Capítulo 1. Las bases de datos y Access

Concepto de base de datos

Las tablas como bases de datos simples

Componentes básicos de la tabla

Problemas de las bases de datos simples

Bases de datos relacionales

El enlace de las tablas

Planificación de las bases de datos

Gestión de bases de datos

Microsoft Access

Las tablas

Las consultas

Los formularios

Los informes

Las páginas Web en Access

Las macros y los módulos

Diferencia entre tabla y base de datos

Resumen



Capítulo 2. El entorno de Access

Ejecución del programa

El entorno de trabajo de Access

Ventana de aplicación y ventana de documento

Elementos de la ventana de la aplicación

Las ventanas de documentos

Los menús de Access

Los menús emergentes o contextuales

La barra de herramientas

El Panel de tareas

La ventana de la base de datos

Otras herramientas

El sistema de ayuda

La ventana de ayuda

Las fichas de la ayuda de Access

Salir de Access

Crear un acceso directo

Resumen



Capítulo 3. La primera tabla

Creación de la primera base de datos

Crear una base de datos con el Asistente

Un inciso: botones de los Asistentes

Abrir y cerrar bases de datos

Planificación de la tabla

Determinar la finalidad de la tabla

Determinar los campos

Corregir los fallos

Creación de la primera tabla

Nombre del campo

Tipo de datos

Descripción

Introducción de los campos en la tabla de clientes

El Generador de campos

Guardar la estructura de la tabla

Resumen



Capítulo 4. Modificar la estructura de la tabla

Abrir una tabla ya existente

Modificar la estructura de la tabla

La clave principal

Establecer la clave principal

El Asistente para tablas

Labores de mantenimiento de las tablas

Cambiar el nombre a una tabla

Copiar y eliminar una tabla

Imprimir una tabla

El comando Vista preliminar

Preparación de los ejemplos

Resumen



Capítulo 5. Propiedades e índices

Las propiedades de los campos

Establecer las propiedades de un campo

Obtener más información sobre cada propiedad

Tamaño del campo

Formato y Lugares decimales

Máscara de entrada

Título

Valor predeterminado

Regla de validación y Texto de validación

Requerido

Permitir longitud cero

La ficha Búsqueda

El uso de índices

Índices basados en varios campos

Eliminar un índice

Las propiedades en nuestro ejemplo

La tabla Clientes

Las propiedades de la tabla

Las propiedades de la base de datos

Resumen



Capítulo 6. Relaciones entre tablas

Las bases de datos relacionales

Tipos de relaciones

Relación de uno a muchos

Relación de muchos a muchos

Relación de uno a uno

La integridad referencial

Crear relaciones en Access

Crear relaciones

Ver y editar las relaciones existentes

Otro ejemplo de relación

Las relaciones en los ejemplos creados por Access

Resumen



Capítulo 7. Introducir datos en la tabla

Ventana de la hoja de datos

Añadir registros

Las relaciones en la hoja de datos

Introducir más datos

Editar registros

Modo edición y modo desplazamiento

Campos que no se pueden editar

Resumen



Capítulo 8. Operaciones con los datos

Operaciones con los datos de las tablas

El Panel de tareas Portapapeles

Seleccionar los datos

Copiar, mover o eliminar datos en un campo

Copiar o mover varios campos

Copiar, mover o eliminar registros

Copiar y mover datos entre tablas distintas

Problemas al pegar los datos

El comando Deshacer

Buscar datos

Opciones

Caracteres comodín

Buscar y reemplazar

Ordenar los datos

Los filtros

Modificar la apariencia de la hoja de datos

La cuadrícula

Ancho de las columnas y alto de las filas

Cambiar el título de la columna

Cambiar el orden de las columnas

Inmovilizar y liberar columnas

Ocultar y mostrar columnas

Cambiar la fuente del texto

Autocorrección

Resumen



Capítulo 9. Formularios de columna simple

Introducción a los formularios

Creación de un formulario

Los asistentes automáticos

Las ventanas de formularios

La ventana de presentación de formularios

La ventana de diseño de formularios

Las secciones del formulario

Las reglas

La cuadrícula

El cuadro de herramientas

Los controles

Operaciones básicas con los controles

Seleccionar un control

Seleccionar varios controles

Mover un control

Mover el control y su etiqueta

Cambiar el tamaño de un control

Comandos de los menús Formato y Edición

Cerrar y grabar un formulario

Resumen



Capítulo 10. Otros formularios y expresiones

Un formulario tabular

Asistente para formularios genérico

Otro ejemplo como práctica

Las expresiones

Introducir expresiones

Operadores

Operadores aritméticos

Operadores de comparación

Operadores de concatenación

Operadores lógicos

Operador de coincidencia de caracteres (Como)

Operadores varios

Prioridad de los operadores

Identificadores

Funciones

Literales

Constantes

El Generador de expresiones

Resumen



Capítulo 11. Las consultas

¿Qué son las consultas?

Crear una consulta

La hoja de datos de la consulta

La ventana de diseño de la consulta

Añadir condiciones a la consulta

Ejecución de una consulta

Guardar y otras operaciones con consultas

Otro ejemplo de consulta

Más sobre las condiciones

Borrar una condición en una consulta

Coincidencia exacta de un valor

Coincidencia en un rango

No coincidencia de un valor o rango

Utilización de varias condiciones a la vez

El operador Y

El operador O

La expresión NULO

Condiciones relativas a varios campos

La fila O

Mezcla de los operadores Y, O y NEGADO

Resumen



Capítulo 12. Modificación de las consultas

Modificar los campos de una consulta

Añadir nuevos campos a la consulta

Eliminar un campo de la consulta

Ocultar los campos en las consultas

Modificar el orden de los campos en la consulta

Cambiar el nombre a los campos en la consulta

Clasificar la consulta

Las propiedades de las consultas

Propiedades de los campos y de la lista de campos

Los campos calculados

Agrupación de registros y totales

Cálculos sobre todos los registros de la tabla

Cálculos sobre grupos de registros

Utilización de condiciones en los cálculos

Condiciones en los campos de agrupación

Condiciones en los campos de totales

Resumen



Capítulo 13. Filtros y modificación de formularios

Ordenar y filtrar los formularios

Filtrar rápidamente por selección

Filtros por entrada

Los filtros en toda su potencia

Utilizar consultas como filtros

Filtros por formulario

Añadir controles a un formulario

El cuadro de herramientas de formularios

Crear un control con el cuadro de herramientas

Creación de un control dependiente

Creación de un control no dependiente

Creación de un control calculado

Las propiedades de los controles

Mostrar las propiedades de un control

Propiedades de datos

Propiedades de formato

Autoformato

Propiedades de eventos

Otras propiedades

Modificar una propiedad

Herencia de propiedades del campo

Propiedades por omisión de los tipos de controles

Resumen



Capítulo 14. Otros controles y objetos en Formularios

Otros tipos de controles

Los cuadros de lista

Valores fijos en la lista

Extraer la lista de los valores de un campo

Los cuadros combinados

Botones de opción y casillas de verificación

Los botones de alternar

Grupos de opciones

Los botones de comandos

Propiedades del formulario

Cambiar el orden de selección de la tecla Tab

Objetos de otras aplicaciones

Incrustar y vincular

Incrustar y vincular objetos en Access

Incrustar y vincular objetos dependientes en tablas

Si el objeto ya está creado

Si el objeto todavía no está creado

Editar objetos dependientes

Los objetos en formularios o informes

Insertar objetos independientes

Las propiedades de los marcos de objetos

Resumen



Capítulo 15. Consultas de varias tablas

El uso de varias tablas

Crear consultas con varias tablas

Combinar tablas en las consultas

Crear y eliminar combinaciones en las consultas

Añadir y eliminar tablas de una consulta

Crear una consulta a partir de los datos de otra

Ejemplos de consultas con varias tablas

Consulta con dos tablas

Consulta con tres tablas

Otros tipos de combinaciones

Combinaciones externas

Auto-combinaciones

Resumen



Capítulo 16. Otros tipos de consulta

Otros tipos de consulta

Las consultas de acción

Consultas para crear tablas

Consultas para borrar registros

Consultas para añadir registros

Consultas de actualización

Las consultas de parámetros

Otros asistentes para consultas

Consultas de referencias cruzadas

Buscar duplicados y no coincidentes

SQL

Resumen



Capítulo 17. Las macros en Access

Concepto de macro

Creación de macros

Las acciones de la macro

Guardar la macro

Ejecutar la macro

Grupos de macros

Crear un grupo de macros

Ejecutar una macro de un grupo de macros

Usar condiciones en las macros

Crear una macro que incluya condiciones

Depurar problemas

Macro paso a paso

Usar macros en formularios

Los eventos

Ejemplo del uso de macros

El generador de macros

Botones de comando

Otros usos de las macros en los formularios

Resumen



Capítulo 18. Subformularios

Usar varias tablas en formularios

Creación de formularios de varias tablas

Formulario automático

El Asistente para formularios

Consejos para mejorar el rendimiento de los formularios

Utilizar formularios ya existentes

El formulario principal y el secundario

Añadir un subformulario a un formulario

Usar consultas como base

Tablas dinámicas y gráficos dinámicos

Tablas dinámicas

Crear una tabla dinámica

Tablas dinámicas desde consultas

Gráficos dinámicos

Resumen



Capítulo 19. Informes

Los informes

Crear un informe

Los asistentes para informes automáticos

Los Asistentes para informes no automáticos

Las ventanas de los informes

La ventana de diseño

Propiedades especiales en cuadros de texto

Resumen



Capítulo 20. Secciones y ejemplo de informes

Las secciones y saltos de página

Añadir y eliminar secciones

Saltos de página

Propiedades de las secciones

Agrupación y clasificación de datos

Las propiedades del informe

Ejemplo de informe

El objetivo

Los informes necesarios

El informe secundario o subinforme

Enlazar los dos informes

Resumen



Apéndice A. Instalación de Access

Instalaciones futuras



Apéndice B. Métodos abreviados de teclado

Métodos abreviados

Métodos generales para Access

Al abrir bases de datos

Al imprimir y guardar

Al buscar y reemplazar texto o datos

Al trabajar en la vista Diseño

Operaciones con ventanas

Varios

Métodos en la ventana Base de datos

Al modificar y desplazarse por la Lista de objetos

Al desplazarse y abrir objetos

Métodos para trabajar con la Ayuda

Utilizar la ventana Ayuda

Métodos para seleccionar texto y datos

Al seleccionar texto en un campo

Al seleccionar un campo o un registro

Métodos para modificar texto y datos

Al mover el punto de inserción en un campo

Al copiar, mover o eliminar texto

Al deshacer cambios

Al introducir datos en la vista Hoja de datos o Formulario

Métodos para desplazarse en la vista Hoja de datos

Al desplazarse entre campos y registros

Métodos para desplazarse en la vista Formulario

Al desplazarse entre campos y registros

Al desplazarse en formularios de más de una página

Al desplazarse entre el formulario principal y el subformulario



Índice alfabético

Sin duda, el mundo de las bases de datos para PC tiene un líder: Microsoft Access. Como aplicación componente de Office XP, esta nueva versión de Access consolida su posición de liderazgo en el mercado.



Sin embargo, a diferencia del resto de aplicaciones de Office, Access no es tan sencillo de utilizar. Sacar partido a este programa implica un esfuerzo inicial para comprender conceptos tan importantes como el de las bases de datos relaciónales. El Manual Imprescindible de Access está dirigido a todas las personas que deseen aprender a usar Access para la gestión de cualquier tipo de información, bien de una empresa o institución o bien de datos personales.



Partiendo de conceptos teóricos, el libro muestra, a lo largo de sus 20 capítulos, cómo crear y utilizar los objetos existentes en cualquier base de datos de Access: tablas, consultas, formularios, macros e informes.



Además, el Manual Imprescindible explica las principales novedades que presenta Access 2002 con respecto a versiones anteriores: el Panel de tareas, los Gráficos dinámicos y las Tablas dinámicas.